Office Manager à temps partagé (secteur BTP)

PEP’S ADVISORY, cabinet de conseil opérationnel et financier, s’associe à RUFF & ASSOCIES, société indépendante d’expertise comptable pour accompagner ensemble les dirigeants, les décideurs de sociétés innovantes, PME & ETI en France et à l’étranger.

Notre offre 360 au service des entrepreneurs et des investisseurs permet de répondre aux défis de développement et de transformation de nos clients.

PEP’S ADVISORY développe son offre d’Office Management externalisé auprès des entreprises du secteur BTP (bâtiment, travaux publics, second œuvre, génie civil) sur le bassin niçois et la Côte d’Azur.

Dans le cadre de ce développement, nous recrutons des Office Managers expérimenté(e)s dans le secteur BTP, appelé(e)s à intervenir en véritable partenaire opérationnel de confiance, garant.e de la fluidité administrative, comptable et organisationnelle des entreprises du bâtiment.

La mission se déroule en deux temps : une première phase d’audit, suivie d’une phase de running opérationnel au sein des entreprises clientes.

Garant.e d’une structuration et d’une optimisation du quotidien et amélioration continue des procédures, vous serez en charge des missions suivantes :

PHASE 1 — Mission d’Audit & Conformité (Facturation Électronique & Organisation)

Dans un premier temps, l’Office Manager réalise un audit approfondi de l’organisation administrative et financière de l’entreprise cliente, avec un focus sur la conformité à la réforme de la facturation électronique :

• Participation et soutien à l’organisation et la planification des missions d’audit auprès des clients
• Réalisation des audits au travers d’un questionnaire de conformité RFE
• Restitution auprès des clients : préparation des supports, logistique des rendez-vous & comptes rendus

PHASE 2 — Running Opérationnel chez le Client

À l’issue de la restitution de l’audit, l’Office Manager assure une mission de running opérationnel directement au sein de l’entreprise cliente, en prenant en charge la gestion des cycles clés avec les outils adaptés (Pennylane, logiciels métier BTP …) :

Gestion du Cycle Ventes (Marchés & Situations de Travaux)

• Émission et suivi des factures clients — situations de travaux, DGD (décompte général définitif) — en conformité avec les nouvelles obligations de facturation électronique
• Suivi des appels d’offres, dossiers de marché et contrats chantiers
• Suivi des encaissements et relances clients
• Mise à jour et fiabilisation du fichier clients
• Suivi des avoirs, litiges commerciaux
• Reporting régulier sur le chiffre d’affaires et les créances clients

Gestion du Cycle Achats (Matériaux, Sous-traitants & Prestataires)

• Réception, contrôle et affectation analytique des factures fournisseurs (matériaux, EPI, engins…)
• Suivi des échéances de paiement et gestion des priorités de règlement
• Gestion des sous-traitants : agréments, cautions, Kbis, vérification de conformité
• Mise à jour du fichier fournisseurs et contrôle des conditions contractuelles
• Gestion des notes de frais et des dépenses courantes de chantier
• Interface avec les fournis